Su deber principal es desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales y dar cumplimiento a todas aquellas funciones propias no especificadas, que el alcalde o la ley determinen.

Entre sus funciones se encuentran:

  • Dirige todas las actividades de la Secretaría Administrativa del alcalde, Concejo Municipal y Cosoc, así como cualquier otro comité asesor que contemple la ley y/o exprese la voluntad explícita del alcalde.
  • Solicita a las diferentes direcciones consistoriales, la información necesaria para dar respuesta a las solicitudes realizadas por escrito o de manera oral en sesión de Concejo Municipal. Los antecedentes serán tramitados exclusivamente por esta unidad.
  • Registra y despacha toda información que ingrese o egrese de una unidad municipal.
  • Suministra los antecedentes que requiera la Secretaría Comunal de Planificación para la elaboración y actualización del Plan de Desarrollo Comunal.

Secretario Municipal: Nelson Ordenes Rojas / nordenes@sanbernardo.cl

Secretaria Administrativa: Gema Porra Ramos /gporra@sanbernardo.cl

Horario de atención: Lunes a viernes, 8:30 a 17:30 horas. Al interior del edificio consistorial.

Es la oficina encargada de la recepción de correspondencia externa e interna y es la instancia donde se puede solicitar cualquier información municipal.
Funciones:  

  • Recepciona cartas y documentos, tanto públicos y de instituciones a nivel nacional, dirigidos al alcalde y departamentos municipales.
  • Envía documentos municipales a distintas comunas del área metropolitana y regiones.
  • Retira correspondencia de Correos de Chile de San Bernardo.
  • Entrega números de decretos y oficios ordinarios a los diferentes departamentos que lo soliciten.
  • Ingresa las cartas y oficios ordinarios al sistema computacional
  • Mantiene un archivo de decretos y oficios ordinario de los departamentos.
  • Entrega formularios de reclamos, denuncias a las personas que lo soliciten.

El plazo de respuesta a las cartas ingresadas es de 10 días.

Funciones:  

  •  Coordinar, asesorar y asistir técnicamente a la organización y funcionamiento de los archivos propios de cada unidad (archivos de oficinas o de gestión).
  • Recibir las transferencias documentales que se efectúen desde las unidades municipales, bajo la responsabilidad de los funcionarios encargados de los archivos de éstas.
  • Transferir la documentación de calidad permanente o histórica al Archivo Histórico, de conformidad a los parámetros técnicos y regulaciones establecidas.
  • Ejecutar el tratamiento archivístico a los documentos (identificación, clasificación, ordenación, descripción, valoración e instalación).
  • Eliminar razonadamente y sistemáticamente la documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales y fiscales, y que no posea valores históricos: evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos archivísticos.
  • Proporcionar facilidades para acceso y accesibilidad a la consulta de los documentos.
  • Coordinar con el Archivo Histórico Comunal, la formulación de programas de capacitación y desarrollo del personal de los archivos de las oficinas municipales.
  • Promover relaciones y acuerdos de cooperación y colaboración con Instituciones Gubernamentales, Asociaciones de Archiveros Nacionales e Internacionales, entre otros.

El plazo de respuesta a las cartas ingresadas es de 10 días.

Encargada: Gloria Pamela González Jerez / pgonzalez@sanbernardo.cl

Sección Archivo Histórico Comunal

  • Recibir las transferencias documentales.
  • Ejecutar el tratamiento archivístico a los documentos (identificación,clasificación, sistematización, ordenación, descripción, valoración e instalación).
  • Desarrollar los programas y acciones de conservación y restauración requeridos para el mantenimiento físico de la documentación
  • Facilitar el acceso y accesibilidad a los documentos patrimoniales para consulta en sala.
  • Coordinar actividades de carácter cultural tales como visitas guiadas al Archivo, Jornadas de Historia, Charlas Patrimoniales, entre otras.
  • Recibir en donación, depósito o custodia, la documentación, de los habitantes de la comuna, cualquiera sea su soporte (papel, pictóricos, visuales, electrónicos y digitales)
  • Localizar, identificar y, en su caso, iniciar a través del encargado (a) del Archivo, los trámites necesarios para la adquisición de fondos documentales o reproducciones de documentos y libros que se consideren de interés para enriquecer el acervo histórico.

Encargado: Gabriel Salazar Soto / gsalazar@sanbernardo.cl –  archivohistorico@sanbernardo.cl

  • Mantener archivo y el correspondiente registro de la documentación ingresada y/o derivada a las diferentes unidades municipales.
  • Agenda actividades, reuniones y citas propias del Secretario Municipal.
  • Apoyar en materias administrativas (confección de cartas, escritos,  llevar controles administrativos vía expedientes, archivos u otros similares, entre otros) cuando se requiera, encomendadas por el Secretario Municipal.

Debe cumplir con las siguientes funciones:

  • Orientar a los representantes de diversos grupos de personas que desean obtener personalidad jurídica de organizaciones comunitarias, cautelando que la organización que se desee formar se ajuste a lo establecido en la Ley Nº 19.418, modificada por la Ley Nº20.500
  • Llevar el Registro de Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones, de acuerdo al título XXXIII, Libro I del Código Civil.
  • Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el Consejo Municipal a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
  • Ejercer las tareas propias de Secretaria, de acuerdo a las instrucciones que imparta el Concejo, su presidente y a lo que dispone el Reglamento Interno del Concejo Municipal.
  • Redactar y despachar las citaciones o invitaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al municipio, que determine el Concejo Municipal.
  • Dar apoyo administrativo al Concejo Municipal.
  • Convocar a las personas naturales o jurídicas inscritas en el Registro para que constituyan asambleas para elegir los miembros del Consejo de las Organizaciones de la Sociedad Civil COSOC y asistirlos en conformidad a la ley.
  • Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el Consejo de la Sociedad Civil COSOC a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
  • Aprobar u objetar la constitución de las organizaciones comunitarias como asimismo la reforma de sus estatutos, en conformidad a la ley.
  • Certificar el depósito del acta constitutiva de las organizaciones comunitarias, en conformidad de la ley.
  • Llevar un registro público de las organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en la comuna, donde se conste su constitución, modificaciones estatutarias y la disolución de las mismas.
  • Llevar un registro público de las directivas de las organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en la comuna, como asimismo de la ubicación de sus sedes y lugares de funcionamiento.
  • Mantener copia actualizada y autorizada del Registro de Asociados de las organizaciones comunitarias de la comuna.
  • Objetar la Constitución de Asociaciones y Fundaciones en conformidad a la ley.
  • Certificar el depósito del acto constitutivo de una asociación o fundación, en conformidad a la ley.
  • Cumplir con las demás funciones y ejercer otras atribuciones que la ley, el alcalde o el Concejo Municipal le encomiende.